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Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement
Unsere Projektorganisation für erfolgreiche CRM-Projekte
CRM ist nicht nur eine Software, sondern auch eine Unternehmenseinstellung. Allen voran ist die Einführung aber auch ein Projekt. Durch unsere bewährte, agile Projektorganisation sorgen wir dafür, dass die Kommunikation stimmt, keine Anforderungen verloren gehen und am Ende ein erfolgreiches Projekt und ein zufriedener Kunde stehen.
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Unsere Projektmethodik und Projektablauf
Für die Einführung von Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement folgen wir dem MVP-Ansatz (Minimum Viable Product), der sich über viele Jahre hinweg bewährt hat. Zentraler Erfolgsfaktor ist, dass der Produktivstart nur mit den absolut notwendigen Anpassungen erfolgt (Minimal-Version). Dies verkürzt die Zeitspanne zwischen Auftragsvergabe und Produktivstart und die Anwender:innen können frühzeitig mit dem System arbeiten und sich damit vertraut machen. Über nachgelagerte Iterationen (Level-Up) wird der Funktionsumfang dann schrittweise auf den vollen Anforderungsumfang gebracht, wobei das Nutzer-Feedback einfließt.
Vorteile dieser Methodik:
- Schneller Produktivstart, kein „Kaugummi-Effekt“
- Keine Überforderung der Anwender:innen
- Gute Budgetkontrolle
- Flexibel hinsichtlich neuer oder geänderter Anforderung während des Projektverlaufs
- Anwender-Feedback kann einfacher berücksichtigt werden
Die Grundlage für eine effiziente und erfolgreiche CRM-Projektorganisation ist ein geeignetes Projektteam und eine Plattform für die reibungslose Zusammenarbeit und Kommunikation während des Projektes.
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Das CRM-Projektteam
Bei der Bildung des Projektteams ist unbedingt sicherzustellen, dass die hierfür vorgesehenen Personen ausreichend Zeit neben ihrem üblichen Tagesgeschäft erhalten, um ihre Aufgaben im CRM-Projekt in der vorgesehenen Zeit und Qualität ausführen zu können. Erfahrungsgemäß stellt dies bereits die erste Herausforderung dar, da meist die Leistungsträger für das Projekt abgestellt werden, diese aber üblicherweise schon voll ausgelastet sind.
Neben dem Projektteam setzen wir in größeren Projekten auch einen Steuerungsausschuss ein, der aus den Projektleitern und Vertretern der Geschäftsleitung beider Parteien besteht. Der Steuerungsausschuss wird einberufen, wenn es Störungen oder Entscheidungen gibt, die nicht von den Projektleitern gelöst oder entschieden werden können.
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Die CRM-Projektakte
Kommunikation ist das A und O im Projekt. Um allen Beteiligten die üblichen "Re: Re: Re: ... Mails " zu ersparen, legen wir eine Online-Projektakte an, in der alle relevanten Dateien und Informationen zentral und für alle stets aktuell abgelegt werden. Der Kunde trägt gleichermaßen zum Inhalt und der Aktualität der Projektakte bei, wie VSB selbst. Als technische Grundlage verwenden wir hierfür bevorzugt Microsoft 365 Teams. Lizenzkosten fallen für unsere Kunden nicht an.
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Change Management
Nichts ist stetiger als der Wandel. Wir haben noch kein CRM-Projekt erlebt, in dem nicht während des Projektverlaufes anfangs definierte Spezifikationen geändert oder erweitert wurden. Das ist auch nicht schlimm, sondern übliche Praxis und sofern ein ordentliches Change Management betrieben wird, auch kein Problem. Je agiler ein Projekt, desto weniger folgt dieses definierten Pfaden, sondern die Erreichung der Ziele und Kundenanforderungen stehen im Vordergrund. Wir nutzen OpenProject, um alle Änderungsanforderungen, Fehler und Aufgaben zu erfassen, zu bewerten und in Abstimmung mit dem Kunden umzusetzen. Auf diese Weise bleibt die Transparenz immer gewahrt und nichts geht unter.
Und nebenbei stellen wir damit sicher, dass beauftragte Budgets nur für die dafür kalkulierten Anforderungen verwendet werden und keine Vermischung von Budgets stattfinden. Durch die Zuordnung von Changes zu Versionsnummern können wir aus den Changes auch ordentliche Release-Dokumentationen erzeugen.